UNE DEUXIÈME VIE POUR LES ARCHIVES

DIFFUSER et COLLABORER

Nos outils de gestion et de partage permettront de capitaliser sur l'intelligence collective et la participation des chercheurs.  Nous voulons aussi assurer la visibilité des archives sur l'espace public.

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Le fonds MC4224 et le processus de diffusion des archives eudistes

Les Archives provinciales du Nouveau-Brunswick (APNB) hébergent maintenant le fonds MC4224 - Fonds des Pères Eudistes qui comprend 2 223 documents.  L'APBN a numérisé tous les documents que nous leur avons confiés et a produit un catalogue structuré autour des institutions fondées par les Eudistes.  La numérisation et cette cueillette de données fournissent la matière critique requise pour une diffusion plus large de ce patrimoine.  Nous vous présentons ici le processus dans lequel nous nous sommes engagés pour ouvrir non seulement aux chercheurs, mais au grand public l'accessibilité à ces documents qui témoignent de notre histoire.

Créer un catalogue

Les métadonnées recueillies par l'APBN telles que les auteurs, les titres, les années de publication, etc. facilitent la recherche et l'accès aux documents et préservent leur intégrité. Plus spécifiquement, celles-ci permettent:

1. La recherche efficace

Un catalogue standardisé permet une indexation cohérente et une recherche efficace des archives, ce qui facilite la localisation des documents recherchés.

2. La gestion de la propriété intellectuelle

Les métadonnées peuvent inclure des informations sur les droits d'auteur et les restrictions d'utilisation des documents. Cela permet de gérer correctement les droits de propriété intellectuelle des documents et de s'assurer qu'ils sont utilisés de manière appropriée.

3. Respect des normes

En utilisant un catalogue standardisé, les archives peuvent se conformer à des normes reconnues pour la description des archives, ce qui augmente la qualité et la fiabilité de l'information disponible.

Numériser les documents

La numérisation des documents d'archives réalisé par l'APBN fut réalisé de façon très professionnelle. 
Elle fut réalisée à une résolution suffisamment élevée pour garantir la qualité et la lisibilité.  La qualité de la reproduction des couleurs et du contraste reflète au mieux les originaux. Cette numérisation fut accompagnée d'une documentation détaillée - le catalogue - et d'une numérotation standard des fichiers qui assurent la traçabilité des contenus.

Cette numérisation comporte ces avantages potentiels:

1. Conservation des archives

La numérisation peut aider à préserver les archives en réduisant l'utilisation physique des originaux et en permettant une meilleure surveillance de leur état de conservation.

2. Disponibilité à long terme

La numérisation permet de conserver les archives sur des supports durables pour une utilisation à long terme, ce qui est important pour la préservation de l'histoire et de la culture.

3. Démocratisation de l'accès

La numérisation peut aider à démocratiser l'accès aux archives en permettant à un plus grand nombre de personnes de les consulter, indépendamment de leur localisation géographique.

Intégration des données sur Corde Magno

Les Eudistes ont développé une plateforme numérique la Console Corde-Magno à l'intention des chercheurs.  À l'aide d'une procédure automatisée les données sont intégrées à une base de données sur le serveur des Eudistes.  Cette base de données épouse à la fois la structure du catalogue archivistique et incorpore les numérisations.

L'application réalise les fonctions suivantes:

1. La reconnaissance optique de caractères

Corde Magno convertit les images de documents textuels en textes qui peuvent être analysés et comparés.  Une extraction des mots clés du texte alimente un dictionnaire de données pertinentes pour la recherche.

2. Indexation plein texte

Corde Magno indexe automatiquement non seulement les métadonnées initiales, mais aussi le contenu des documents.  La recherche plein texte permet de rechercher des mots ou des expressions dans le corps intégral d'un document électronique, sans se limiter à des métadonnées ou à des champs de recherche spécifiques. La recherche plein texte améliore l'expérience utilisateur en permettant une recherche plus simple et plus intuitive.

3. Les dictionnaires de données

En plus du catalogue qui structure les données selon les standards des archives, Corde Magno organise les données par auteurs, types d'archives (rapports, correspondance, soumission, etc..), par sujets, par lieu, etc..  Cette granularité augmente le pertinence des recherches et révèle des informations moins évidentes.

4. Développer une culture de collaboration

Corde Magno vise aussi à créer des partenariats avec d'autres institutions, à favoriser les collaborations interdisciplinaires.  Les chercheurs de différentes disciplines peuvent facilement participer et enrichir les contenus existants sans pour autant altérer le travail de leurs confrères grâce à une gestion des accès intégrée à l'application. 

5. Intégrer plusieurs médias et de la formation

Corde Magno permet d'intégrer la vidéo et l'audio afin de produire de formations pertinentes et des kiosques, une plateforme de discussion ou des podcasts.

Application mobile grand-public

Les Eudistes ont choisi de rendre leurs archives visibles sur l'espace public.  Nous voulons préserver, mais surtout faire connaitre, mettre en valeur et partager la vie de notre congrégation.  Nous voulons témoigner de notre présence au monde en faisant oeuvre de mémoire.  C'est dans cette perspective que nous avons développé une application mobile qui montrera bientôt tout son potentiel de diffusion et de participation.

En voici quelques caractéristiques:

1. Accessibilité

Notre application pour les archives sur appareils mobiles permettra aux utilisateurs d'accéder aux archives n'importe où et n'importe quand, ce qui peut améliorer la disponibilité et la portabilité des archives.  L'application mobile Corde Magno fonctionnera sur toutes les plateformes mobiles, les PC et le Mac.

2. Conception adaptative

L'application mobile Corde Magno est conçue pour s'adapter aux différents formats d'affichage des appareils mobiles afin d'améliorer l'expérience utilisateur.

3. Interactivité

Notre application pour les archives permettra aux utilisateurs d'interagir avec les archives, par exemple en ajoutant des commentaires, des notes, des audio, des vidéos ou encore des documents pour augmenter les contenus présents.

4. Partager et réutiliser

Tous nos contenus seront partageables et réutilisables selon la licence de l'application.  Nous voulons capitaliser sur l'intelligence collective et la participation.  Nous croyons que les archives constituent un lieu de rencontre privilégié et notre histoire même en tant qu'Eudiste fut une grande histoire de rencontres sur plusieurs époques et plusieurs continents.